1. Faktur vs. Rechnung
  2. Welche Informationen in eine Rechnung gehören
  3. Rechnungssoftware
  4. Top-Rechnungsentwürfe als Anregung für Sie

Wenn Ihr Unternehmen den Schritt zu einem globalen Unternehmen wagt, ist es wichtig, dass Sie wissen, welche Dokumente im internationalen Handel verwendet werden. In diesem Beitrag sprechen wir über Rechnungen und wie man sie korrekt erstellt.

Faktur vs. Rechnung

Sowohl eine Faktur als auch eine Rechnung haben mit der Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen zu tun. Nur wenige Unternehmer kennen jedoch den Unterschied zwischen den beiden Dokumenten. Obwohl sowohl eine Faktur als auch eine Rechnung die Kosten eines Verkaufsvorschlags angeben, dienen sie unterschiedlichen Zwecken. Lassen Sie uns den Unterschied zwischen einer Faktur und einer Rechnung ein für alle Mal definieren.

Mit einer Faktur können Sie Ein- und Auszahlungen zum Zwecke der Berechnung der Mehrwertsteuer (VAT) verfolgen. Die Höhe der Mehrwertsteuer (in %) wird auf der Grundlage des Nettogewinns aus einem Produkt oder einer Dienstleistung berechnet. Die Mehrwertsteuer wird dann zum ursprünglichen Preis eines Produkts oder einer Dienstleistung hinzugefügt. Im Grunde wird die Mehrwertsteuer von niemand anderem als einem Kunden bezahlt. Je mehr Gegenparteien in Handelsbeziehungen involviert sind und je größer das Sortiment an Produkten und Dienstleistungen ist, desto schwieriger wird die Berechnung der Steuern. Das Problem ist, dass eine Faktur nicht in allen Situationen verwendet werden kann. In diesem Fall kommt die Rechnung ins Spiel.

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Source: by Wiktor Poltorak

Eine Rechnung ist ein Dokument, welches die Geschäftsbeziehungen zwischen einem Verkäufer und einem Käufer regelt. Sie enthält schriftliche Vereinbarungen zwischen den Gegenparteien, die es ihnen ermöglichen, mögliche Beschwerden und Betrügereien zu vermeiden. Wenn Sie ein Geschäft ohne Rechnung abschließen, können Sie keine Verstöße Ihres Gegenübers vor Gericht nachweisen.

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Source: by Vishnu Prasad

Die Notwendigkeit von Rechnungen entstand aus den Standards des internationalen Handels. Heutzutage ist es Unternehmen nicht mehr erlaubt, Waren ohne Rechnung zu exportieren. Es handelt sich um ein obligatorisches Dokument, das bei der Zollkontrolle vorgelegt werden muss.

Die Erstellung einer Rechnung ist eine äußerst verantwortungsvolle Aufgabe. Welche Informationen Ihre Rechnung enthält, hängt davon ab, ob Sie auf einem nationalen oder internationalen Markt verkaufen. In Situationen, in denen Sie die Liefer- oder Zahlungsbedingungen nicht im Voraus festlegen können, ist es sinnvoll, ein Rechnungs-Proforma zu verwenden, das als Dokumententwurf dient. Mit zunehmender Klarheit der Situation können Sie Änderungen und Anpassungen an Ihrem Rechnungsformular vornehmen.

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Source: by Vishnu Prasad

Welche Informationen in eine Rechnung gehören

Damit eine Rechnung ordnungsgemäß funktioniert, muss sie klar strukturiert sein und alle für Ihre Art von Geschäft erforderlichen Informationen enthalten.

1. Firmenname

Ihr Firmenname ist eine unverzichtbare Information sowohl in internen Berichten als auch in Steuererklärungen. Indem Sie Ihren Firmennamen einer Rechnung hinzufügen, positionieren Sie sich als Profi und heben Ihr Gewicht hervor. All dies wertet Ihren Status in den Augen Ihrer Kunden auf.

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2. Firmenlogo

Achten Sie darauf, Ihr Firmenlogo auf Ihren Rechnungen zu platzieren. Wie bei einem Firmennamen wird dies Ihr Firmenimage fördern und Sie zuverlässiger aussehen lassen. Außerdem trägt das Firmenlogo auf Ihren Dokumenten zur Wiedererkennung Ihres Unternehmens bei. Sie haben noch kein Logo? Schauen Sie sich den Logaster-Logo-Maker an und holen Sie sich in nur 10 Minuten ein erstklassiges Firmendesign!

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3. Kontaktdaten der Verkäufers

Vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktinformationen anzugeben: Telefonnummer, physische Adresse, E-Mail usw. Auf diese Weise kann sich ein Käufer bei Fragen zum Kauf mit Ihnen in Verbindung setzen. Auch wenn ein Kunde sich entscheidet, in Zukunft wieder mit Ihnen zu arbeiten, sind Ihre Kontakte sehr nützlich.

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4. Rechnungsnummer

Denken Sie daran, dass jede Rechnung eine eindeutige Nummer haben muss. Eine clevere Methode, um Verwechslungen zu vermeiden, ist das Hinzufügen von Buchstaben, d.h. Initialen eines Käufers, Anfangsbuchstaben des Firmennamens usw. Die Nummer hilft Ihnen, die richtige Rechnung in Sekundenschnelle zu finden und ihren Status zu verfolgen.

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5. Zahlungsdatum

Die Ausstellung einer Rechnung ist nur die halbe Miete. Das Wichtigste ist, das Geld für die gelieferte Ware und/oder die erbrachten Dienstleistungen zu bekommen. Um rechtzeitig bezahlt zu werden, müssen Sie das Fälligkeitsdatum der Zahlung festlegen. Auf diese Weise weiß der Kunde genau, wann die Zahlung fällig ist. Eine weitere wichtige Information ist eine Liste der akzeptablen Zahlungsmethoden. Wenn Sie eine Zahlungsverzögerung arrangiert haben, richten Sie unbedingt eine Online-Benachrichtigung für den Kunden ein.

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6. Kontaktdaten des Kunden

Da eine Rechnung die Fairness und Integrität eines Deals gewährleistet, muss sie auch die Kontaktinformationen des Käufers, egal ob Privatperson oder Unternehmen, enthalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung alle relevanten Daten über Ihren Kunden enthält (Name, Firmenname, Telefonnummer, physische Adresse und E-Mail).

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7. Informationen zu Produkten und Dienstleistungen

Um Missverständnisse mit dem Kunden zu vermeiden, sollten Sie das zu verkaufende Produkt oder die zu verkaufende Dienstleistung genau beschreiben. Andernfalls könnten Kunden Rabatte oder andere Formen der Entschädigung fordern, weil das gekaufte Produkt nicht ihren Erwartungen entsprach. In jedem Fall sind Sie der Verantwortliche.

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Source: by Michael Ott

8. Umsatzsteuer

Vergessen Sie nicht, den Betrag der Umsatzsteuer in Ihrer Rechnung anzugeben. Abhängig von Ihrer Branche und Ihrem Waren-/Dienstleistungsangebot kann die Art und Weise, wie die Umsatzsteuer berechnet wird, sehr unterschiedlich sein. Deshalb empfehlen wir Ihnen dringend, sich mit dieser Thematik auseinanderzusetzen. Wenden Sie sich an einen Steuerspezialisten oder verwenden Sie eine Rechnungsapp.

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Source: by Stanley Haladej

9. Rabatt

Wenn Sie einen Rabatt auf Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung gewähren, ist es sinnvoll, diesen in Ihre Rechnung aufzunehmen. Ein Rabatt kann entweder als Prozentsatz des ursprünglichen Preises oder als Betrag in Dollar/Euro/etc. ausgedrückt werden.

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Source: by Anuj Bhavsar

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Rechnungssoftware

Es mag den Anschein haben, dass die Erstellung einer Rechnung eine anstrengende Aufgabe ist, die Ihre Fähigkeiten übersteigt. Geben Sie aber noch nicht auf! Es gibt eine Reihe von Werkzeugen, die Ihnen helfen können, eine professionelle Rechnung problemlos zu erstellen.

Rechnungsgenerators von Logaster

 Rechnungsgenerators

Mit diesem Generator für Rechnungen können Sie schnell und einfach eine Rechnung im PDF-Format erstellen. Ein Werkzeug mit dem kleine Unternehmen Zeit sparen können. Es ermöglicht Ihnen außerdem das Design anzupassen und sogar Ihr Logo hinzufügen, damit es professioneller aussieht. Mit dem schönen und einfach zu bedienenden Interface können Sie jederzeit und überall online auf Ihre Rechnungsdaten zugreifen

Invoice.2go.com

Invoice2go ist ein ideales One-in-all-Tool zur Erstellung hochwertiger Rechnungen an jedem Ort und zu jeder Zeit für Kleinunternehmer. Apps sowohl für iOS als auch für Android stehen Ihnen zum Download zur Verfügung. Die Software ermöglicht es Ihnen, Rechnungen zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen, Benachrichtigungen zu versenden, einen Kundenstamm aufzubauen, Leistungsberichte zu erstellen und vieles mehr. Anwender können von professionellen Rechnungsvorlagen profitieren und diese mit ihrer eigenen Firmenidentität versehen.
Preis: 4.99$ bis 39.99$ / pro Monat, abhängig vom gewählten Plan

Invoice.2go

Square Invoices.com

Square Invoices verfügt über eine umfangreiche Galerie von Vorlagen für alle wichtigen Dokumente, die ein Unternehmen benötigen könnte. Sie können Rechnungen erstellen und ihren Status überwachen, Ihre Ausgaben verfolgen, Rabatte mit einem Klick berechnen, Zahlungsfristen festlegen, Zahlungen planen usw. Laden Sie die App auf Ihr Smartphone herunter, um rund um die Uhr Zugang zu Ihren Rechnungen zu haben!
Preis: 2,9 % des Transaktionsbetrags + 30 Cent für jede bezahlte Rechnung.

Square Invoices

Google Docs

Wenn Sie noch kein Konto bei Google Docs haben, empfehlen wir Ihnen dringend, sofort eines zu erstellen. Diese Plattform bietet eine gute Auswahl an Vorlagen für Geschäftsdokumente. Rufen Sie den Abschnitt mit Vorlagen auf und suchen Sie nach Rechnungen. Wählen Sie die Vorlage aus, die Ihren Bedürfnissen entspricht, und füllen Sie sie einfach mit den entsprechenden Informationen aus!
Preis: Kostenlos

Google Docs

Microsoft Word

Zu glauben, dass Microsoft Word nur für die Arbeit mit Text geeignet ist, ist ein großer Irrtum. Dieses allseits bekannte Werkzeug verfügt über eine umfangreiche Funktionalität und wird auch erfolgreich für die Erstellung von Rechnungen eingesetzt. Obwohl es nicht so leistungsfähig ist wie die spezialisierten Rechnungsersteller, hat Microsoft alles, was Sie für die Erstellung einer professionellen Rechnung benötigen. Klicken Sie auf die Registerkarte „Rechnung“ und wählen Sie einfach die passende Vorlage aus!
Preis: Kostenlos

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Excel ist eine weitere schnelle Möglichkeit, eine effektive Rechnung zu erstellen. Das Programm bietet eine große Auswahl an einfachen und leicht zu bearbeitenden Vorlagen für die wichtigsten Geschäftsdokumente. Die Navigation in Microsoft Excel ist der Navigation in Microsoft Word sehr ähnlich. Wählen Sie einfach die Registerkarte „Rechnung“, wählen Sie die zu Ihrem Geschäft passende Vorlage und fügen Sie die erforderlichen Informationen hinzu. Einfach, oder?
Preis: Kostenlos

Bitrix24.com

Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit bis zu 12 Mitarbeitern haben, nutzen Sie die kostenfreie Version von Bitrix24! Dieses fortschrittliche Tool bietet eine Reihe von vollständig anpassbaren Rechnungsvorlagen. Sie können Ihre Rechnung sogar mit Ihrer eigenen Firmenmarke personalisieren. Darüber hinaus kann Bitrix24 Ihnen bei der Bewältigung anderer Geschäftsaufgaben helfen. Verwenden Sie diese Software, um einen Kundenstamm zu erstellen und zu verwalten, Dokumente in der Cloud zu speichern, Ihren Arbeitsplan zu optimieren, ein Portal einzurichten, usw.
Preis: 99$ für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern.

Invoice Generator.com

Wenn Sie ein Programm, das ausschließlich für die Erstellung einfacher Rechnungen konzipiert ist, suchen, können Sie es nicht besser treffen als Invoice Generator. Es ist ein kostenloses Tool, mit dem Sie eine unbegrenzte Anzahl von Rechnungen erstellen, versenden und ausdrucken können. Da das Programm nur sehr wenige Funktionen hat, ist es extrem einfach zu benutzen. Das Ausfüllen einer Rechnungsvorlage erfordert nur wenige Klicks!
Preis: Kostenlos.

Invoice Generator

Top-Rechnungsentwürfe als Anregung für Sie

Wenn Sie der Meinung sind, dass Dokumente und Kreativität nicht zusammenpassen, lassen Sie sich vom Gegenteil überzeugen! Werfen Sie einen Blick auf die Rechnungen, bei denen Ziffern und Buchhaltungsbegriffe, und ein originelles und einprägsames Design Hand in Hand gehen. Wir hoffen, dass diese attraktiven Rechnungen Sie dazu inspirieren, Ihre eigenen Rechnungen zu erstellen!

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Source: by Omega Labs

Mit intelligenten Technologien ist die Verwaltung von Dokumenten deutlich einfacher geworden. Heutzutage können Ihnen Online-Tools einen großen Teil der Arbeit abnehmen und Ihnen die Möglichkeit geben, sich auf anspruchsvollere und kreativere Aufgaben zu konzentrieren. Wenn Sie Ihre Zeit schätzen, sollten Sie Ihre Rechnungen einem der cleveren Rechnungsersteller anvertrauen, über die wir in diesem Beitrag berichtet haben!

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